Должностная инструкция, трудовые функции и обязанности администратора

Трудовые функции и обязанности администратора прописаны в должностной инструкции, предусмотренной специально для этой должности. Как составляется документ, какие пункты в себя включает, чем регулируется?

Кто это такой и кто им может стать

Администратор – должностное лицо, осуществляющее управление чем-либо, например, магазином, офисом, складом, гостиницей, заведением общепита и т. д.

Администратор – это отдельная самостоятельная должность. В ОКПДТР приводится 10 таких должностей, относящихся к базовой группе. В 2005 году в него было добавлено еще четыре должности, три из которых связаны с обслуживанием баз данных.

Правила составления должностной инструкции

В ходе разработки новой инструкции необходима организация полноценного и всестороннего анализа для различных направлений деятельности. Благодаря этому появится возможность составления полноценного свода правил. Опираться при этом следует на такие документы:

• ОКПР – классификатор общероссийского масштаба, в котором содержится перечень сотрудников и профессий;
• ЕТКС – единый тарифно-классификационный справочник, в котором представлены основные должности и требования к кандидатам

Унифицированной формы, по которой составляется документ, не имеется, но многие предприятия предпочитают использовать общепринятые шаблоны, что заметно упрощает задачу. В соответствии с ними есть несколько обязательных разделов, которые должны присутствовать в должностной инструкции – общие положения, трудовые функции, права, степень ответственности.

Образец должностной инструкции

Чтобы иметь представление об общем виде документа, стоит рассмотреть практический пример.

В разделе должно быть описано, что администратор имеет непосредственное отношение к группе специалистов, а на данную должность происходит назначение лица с высшим образованием и опытом работы от 1-3 лет. Также есть перечень знаний, которыми должен владеть этот специалист:

• расположение офисов предприятия и их планировка;
• нормы и методики организации офисной работы;
• принципы организации трудовой деятельности;
• сфера специализации сотрудников;
• этические стандарты взаимоотношений в рамках группы;
• нюансы делопроизводства;
• аспекты снабженческой работы;
• нормы законодательства по отношению к деятельности предприятия;
• параметры технического оснащения офиса;
• правила применения оргтехники;
• порядки взаимоотношений с административным аппаратом;
• азы этического кодекса и социальной психологии;
• нормы трудового законодательства;
• принципы пожарной безопасности и охраны трудовой деятельности.

Также в этом разделе должно быть сказано, кем специалист назначается на должность и снимается с нее. Обычно данная задача возлагается на руководителя предприятия.

Есть несколько функций, которые выполняет администратор любого заведения:

• обеспечение подготовки помещения к рабочему процессу посредством деактивации охранных систем, подключения офисной техники, предоставления сотрудникам расходных материалов;
• составление сметной документации по материально-техническому обеспечению офиса;
• оформление документов, необходимых для составления договоров;
• обеспечение контроля оформления помещений в плане их подготовки к работе;
• организация чистоты и порядка на персональных рабочих местах и в общих зонах;
• взаимодействие с эксплуатационными сервисами и коммунальными службами;
• обеспечение оптимального содержания и эксплуатации помещений, согласно принятым нормативам;
• создание схемы делопроизводства;
• обеспечение обслуживания клиентов и посетителей;
• подготовка материально-технической оснащенности для переговоров и деловых мероприятий;
• ведение учетной работы;
• принятие мер, нацеленных на предотвращение конфликтов между работниками и посетителями.

Права администратора заведения заключаются в следующих аспектах:

• самостоятельное распоряжение материальными ценностями, выделенными со стороны руководства в целях обеспечения офисного помещения всеми необходимыми ТМЦ;
• внесение планов, идей и предложений, нацеленных на совершенствование работы офиса;
• ознакомление с документацией, регулирующей права и обязанности по занимаемой должности;
• подписание и визирование бумаг в рамках собственной компетенции;
• предъявление руководству требований касательно обеспечения соответствующих условий для осуществления трудовой деятельности.

Также должностная инструкция предусматривает несколько пунктов, по которым специалист этого профиля несет ответственность:

• ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей;
• правонарушения, совершенные в ходе осуществления деятельности;
• причинение предприятию ущерба материального характера;
• игнорирование исполнения трудовых функций.

В чем заключается работа администратора

Перечень обязанностей специалиста зависит от места, в котором он работает. Чтобы иметь представление о его трудовых функциях, следует рассмотреть несколько примеров.

Альтернативное название профессии – администратор торгового зала. На него возлагается огромное количество задач:

• разработка графика работы специалистов с принятием во внимание специфики работы магазина;
• контроль за выполнением работниками их должностных функций;
• организация общих собраний в соответствии с заранее составленным и утвержденным графиком;
• обучение новичков азам работы;
• поддержание чистоты и благоприятного микроклимата внутри торгового объекта;
• контроль качественных характеристик товаров, выставляемых на продажу, а также ассортиментного перечня, срока годности;
• организация регулярной инвентаризации товарных позиций;
• контроль процесса выкладки товарных позиций на полках магазина;
• консультирование покупателей по вопросам предоставляемых товаров и оказываемых сопутствующих услуг;
• ведение переговоров с вышестоящими сотрудниками в целях устранения выявленных недочетов;
• решение текущих задач;
• отслеживание изменений стоимости товарных позиций;
• организация мероприятий в целях привлечения большего количества клиентов;
• продление сроков действия документов;
• слежение за изменениями законодательной базы;
• сообщение руководящему аппарату магазина обо всех плановых и внезапных проверках;
• сдача кассовых отчетностей и организация сверки документов.

Администратор офиса – организационно-контролирующий специалист. Он совмещает функции секретаря, управленца, заведующего хозяйством. Должностная инструкция обычно содержит следующие обязанности:

• подготовка офисного помещения к рабочей смене;
• отладка и деактивация работы всех технических систем;
• анализ перечня посетителей и подготовка к встрече с ними;
• проверка состояния приемных помещений;
• составление сметной документации;
• определение потребностей предприятия в канцелярских товарах и расходных материалов, закупка и распределение;
• поддержка чистоты на отдельных рабочих местах и в общих зонах;
• формирование договоров с партнерами и клиентами;
• принятие и рассмотрение предложений;
• согласование планов с руководством;
• взаимодействие с коммунальными структурами;
• диспетчеризация транспортных средств;
• формирование делопроизводства;
• обслуживание посетителей организации;
• управленческая деятельность в отношении офисных работников.

Перечень обязанностей администратора заведения общественного питания выглядит следующим образом:

• встреча посетителей заведения;
• поддержание благоприятного микроклимата в помещении и прилегающей уличной территории;
• управление персоналом;
• организация обучения начинающих специалистов;
• оформление рабочих графиков;
• координация трудового процесса;
• работа с документами;
• выход из конфликтных ситуаций;
• проведение банкетов;
• ведение кассовой работы.

Также в его обязанности входит исполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Задачи помощника администратора традиционно заключаются в следующих аспектах:

• выполнение поручений администратора;
• уведомление начальника о недочетах рабочего процесса;
• предоставление устных и письменных отчетов о проделанной работе;
• обсуждение текущих задач и их распределение между подчиненными сотрудниками;
• исполнение отдельных поручений.

В каждом значимом солидном заведении есть зона приема посетителей – reception. На ней находится специалист, который:

• встречает гостей;
• предоставляет ответы на все вопросы;
• направляет в нужные помещения, расположенные внутри заведения;
• записывает на прием к специалистам;
• контролирует деятельность подчиненных работников;
• обеспечивает чистоту и порядок рабочих зон;
• взаимодействует с коммунальными службами и всеми работниками заведения.

Спектр задач, решаемых этим специалистом, зависит от конкретного места, в котором он трудоустроен.

Требования, предъявляемые к этому специалисту, многочисленны:

• исполнение указаний, поступивших от руководства;
• обеспечение следования санитарно-гигиеническим нормам;
• отладка трудового процесса официантов;
• принятие талонов на еду и внесение их в специальный реестр;
• ведение учетной политики в отношении прибытия и выбытия отдыхающих;
• контроль за соблюдением норм и принципов сервировки;
• поддержание оптимальных морально-этических нормативов;
• уведомление вышестоящего руководства о непредвиденных ситуациях.

Администратор гостиницы или отеля имеет следующие обязанности:

• бронирование номеров;
• прием посетителей, их размещение и выписка;
• проверка состояния номеров после выписки гостей;
• организация взаимных расчетов с гостями;
• подготовка отчетных документов;
• предоставление сведений о сервисе, обеспечиваемом в гостинице;
• контроль соблюдения норм и принципов проживания;
• урегулирование конфликтов при их возникновении.

О профессии ресепшионист-администратор отеля – ниже на видео.

Задачи администратора, работающего в салоне красоты, заключаются в следующих аспектах:

• создание комфортных условий для клиентов с учетом принципов этики и эстетики;
• осуществление записи клиентов к мастерам по телефону и в личном порядке;
• координация работы подчиненных специалистов;
• организация расчетов с посетителями посредством кассовых аппаратов;
• уведомление клиентов о новых появившихся услугах;
• составление рекламных объявлений;
• рассмотрение претензий от посетителей;
• соблюдение норм трудовой дисциплины.

Форма одежды и деловая этика

Требования предъявляются не только к профессиональным умениям, но и к личностным качествам. Они заключаются в устойчивости к стрессу, опрятном внешнем виде, приятной внешности, умении красиво говорить и писать, доброжелательности, отзывчивости, честности.

Немаловажную роль играет внешний вид специалиста. Он должен быть презентабельным и аккуратным, чтобы вызывать со стороны посетителей доверие и симпатию.

Каким должен быть идеальный администратор? Ответ на вопрос – ниже на видео.