Прием на работу: от «А» до «Я»
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 9 марта 2017 г.
После принятия решения о приеме на работу нового сотрудника необходимо совершить ряд действий для оформления его в качестве работника. Рассмотрим основные действия нанимателя.
Этап 1. Принимаем документы
Соискатель по требованию нанимателя предъявляет следующие документы <1> :
— паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);
— документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на воинскую службу);
— трудовую книжку (кроме впервые поступающих на работу лиц и совместителей).
— документ об образовании (об обучении, подтверждающий наличие права на выполнение работы);
— направление на работу в счет брони (выдается инвалидам, детям-сиротам и иным категориям работников, определенным законодательством);
— индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);
— декларацию о доходах и имуществе;
— медсправку о состоянии здоровья. Она выдается после прохождения медосмотра. Чтобы потенциальный работник его прошел, наниматель выдает направление в произвольной форме на бланке организации. На медосмотр наниматель должен направить:
лиц, не достигших возраста 18 лет <4> ;
соискателей, устраивающихся на работу с вредными и (или) опасными условиями труда <5> ;
соискателей, претендующих на должности (профессии), выполнение работ по которым связано с воздействием определенных законодательством факторов <6> .
— заявление о приеме на работу. Оформлять его не обязательно. Но наниматель может попросить соискателя его написать. В таком заявлении принимаемому работнику целесообразно выразить намерение заключить трудовой договор с нанимателем, указать должность (профессию), категорию (при наличии) и приблизительную дату приема на работу;
— другие документы, предусмотренные законодательством.
Этап 2. Оформляем документы
Заключение трудового договора
С работником, принимаемым на постоянную работу, наниматель заключает трудовой договор (контракт). Законодательством предусмотрена его примерная форма. Трудовой договор оформляется письменно в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами <8> .
Стороны трудового договора сами определяют его условия с учетом требований законодательства.
Ознакомление работника с локальными нормативными правовыми актами (далее — ЛНПА)
До или после заключения трудового договора наниматель должен ознакомить сотрудника с ЛНПА, действующими в организации и непосредственно связанными с его трудовой деятельностью <10> . Законодательство не содержит исчерпывающего перечня таких ЛНПА. Ими, в частности, являются: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по охране труда, должностные (рабочие) инструкции.
Ознакомление работника с ЛНПА может подтверждаться его подписью на листе ознакомления или в самом ЛНПА.
Издание приказа о приеме на работу
После подписания трудового договора наниматель издает приказ о приеме сотрудника на работу <11> .
Об ознакомлении с приказом работник ставит подпись. Это можно сделать в самом приказе либо в листе ознакомления.
Оформление (заполнение) трудовой книжки
Если у работника <12> :
есть трудовая книжка — наниматель вносит в нее запись о приеме;
нет трудовой книжки — наниматель заводит трудовую книжку по заявлению работника и вносит в нее ряд сведений.
Новая трудовая книжка заполняется не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу. Наниматель вносит в нее все необходимые сведения в присутствии работника <14> . Трудовые книжки заполняются, только если сотрудник проработал у нанимателя более 5 дней <15> .
Заполнение личной карточки работника
В настоящее время заполнять личную карточку на работника не обязательно. Однако наниматель может сам разработать форму такой карточки, порядок ее заполнения и ведения. При разработке личной карточки можно воспользоваться формой Т-2.
Формирование личного дела
Наниматель обязательно заводит личное дело на работника, принятого на должность руководителя или специалиста <18> .
При этом сотрудник должен заполнить личный листок по учету кадров и написать автобиографию <19> . Далее наниматель формирует личное дело и регистрирует его в журнале (книге) учета личных дел <20> .
Этап 3. Допускаем к работе
До допуска нового сотрудника к работе наниматель проводит с ним инструктаж по охране труда (далее — инструктаж):
— вводный инструктаж (проводится обязательно) <21> ;
— первичный инструктаж на рабочем месте (необходимость его проведения зависит от характера работ. Служба охраны труда и профсоюз составляют перечень профессий (должностей), которые освобождаются от такого инструктажа. Вместе с тем законодательством установлены случаи, когда его проведение обязательно) <22> .
Проведение любого инструктажа регистрируется в специальном журнале. Первичный инструктаж на рабочем месте вместо журнала может регистрироваться в личной карточке по охране труда <23> .
Помимо этого, когда на работу принимается новый сотрудник, наниматель определяет, должен ли тот пройти стажировку по охране труда (далее — стажировка) или нет. Это происходит путем сверки с утвержденными в организации перечнями должностей (профессий) работников, которые обязаны проходить стажировку <24> . Ее проведение оформляется соответствующим приказом <25> .
После стажировки для окончательного допуска к работе наниматель издает приказ (распоряжение) или вносит запись в журнал регистрации инструктажа по охране труда <26> . На практике чаще всего вносится запись в журнал, а отдельный приказ не издается. Какие-либо требования об оформлении допуска специалистов не установлены. Полагаем, что они могут допускаться к работе в порядке, установленном для рабочих, или путем внесения записи в личную карточку по охране труда (если она применяется).
Этап 4. Уведомляем соответствующие органы
При приеме на работу некоторых категорий лиц наниматель обязан уведомить определенные органы. Подробнее информацию о том, в отношении кого установлена такая обязанность, а также какие органы и в какой срок следует уведомить, рассмотрим в таблице.
Категория работников Орган, который необходимо уведомить Срок уведомления Военнообязанные <27> Военный комиссариат Недельный срок после приема на работу Пенсионеры <28> ФСЗН Пятидневный срок после приема на работу
О приеме нового работника наниматель сообщает в ФСЗН. На основании приказа о приеме на работу он представляет форму ПУ-2 (тип — исходная). По общему правилу такая форма подается в ФСЗН в течение месяца, следующего за кварталом, в котором был принят работник <29> . Для некоторых категорий работников установлен иной срок подачи формы ПУ-2 <30> .