Как пользоваться электронной подписью

Электронная подпись — это удобно, можно обмениваться документами и сдавать отчетности не выходя из дома. Для работы помимо подписи вам пригодится программа-криптопровайдер и компьютер.

Кому нужна электронная подпись

Электронная подпись — это замена рукописной подписи для электронных документов. Проще говоря, электронная подпись подтверждает, что именно вы отправили отчет в налоговую или подписали акт для клиента.

Электронной подписью можно подписывать любые документы — счета, акты, договоры. Вам не придется отправлять оригиналы курьером: ставите электронную подпись и отправляете электронной почтой.

Электронная подпись обязательна для сдачи отчетностей в налоговую, если:

• вы плательщик НДС;
• у вас 25 или больше сотрудников, по которым вы отчитываетесь в фонды и по НДФЛ.

В остальных случаях электронной подписью пользоваться никто не заставляет, но с ней удобнее. Вам не нужно распечатывать документы, подписывать и стоять в очереди на почте, ждать подписанный документ от контрагента. Все происходит через интернет.

У вашего клиента и поставщика тоже должна быть электронная подпись, чтобы вы могли обмениваться документами через интернет. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить с рукописной.

Подписывать договор электронной подписью можно только с российскими компаниями. Для сделок в валюте свои требования и их проверяет не только ваш партнер, но и банк, в который придут деньги. Если заключаете сделку с иностранной компанией, уточните требования по подписи в банке.

Какие бывают подписи

Электронные подписи отличаются тем, какие документы вы сможете ими подписывать. Виды подписей:

• простая. Она нужна физическим лицам, чтобы пользоваться услугами сайта Госуслуг, подавать заявления в иногородние вузы или участвовать в электронных торгах.
• усиленная неквалифицированная. Такой подписью можно подписывать документы внутри компании и от других компаний. Если нужно подписать счета и акты и отправить клиентам, она тоже подходит.
• усиленная квалифицированная. Это подпись с самыми большими полномочиями. С ней можно подписать отчетность для налоговой и фондов, участвовать в электронных торгах и тендерах как юридическое лицо.

Выходит, чтобы подписывать документы для клиентов и поставщиков, отправлять отчетность в налоговую, нужна усиленная квалифицированная подпись.

Для плательщиков НДС

Если вы и ваши клиенты пользуетесь электронной подписью, нужно составить соглашение об обмене документами, кроме того, что предлагают основные провайдеры. На практике это соглашение часто сначала подписывают на бумаге, а уже потом в электронном виде через программу ЭДО. Бывает, что некоторые виды документов подписываются по соглашению только собственноручной подписью, а другие — электронной.

Программа ЭДО — программа, в которой вы подписываете документы электронной подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Плательщики НДС с электронной подписью обмениваются только утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и только через операторов электронного документооборота, утвержденных налоговой. Перечень таких операторов есть на ее сайте. Например, это Контур.

Пересылать счет-фактуру в электронном виде клиенту вы можете, если он тоже подключился к оператору электронного документооборота. Причем он может подключиться к другому из списка налоговой, но вы все равно сможете работать с ним.

Как получить

Квалифицированные электронные подписи выпускают налоговые — для руководителей компаний, ИП и нотариусов — и аккредитованные удостоверяющие центры — для остальных сотрудников за деньги. Важно, чтобы удостоверяющий центр был аккредитован по новым правилам. Список таких центров есть тут.

С нового года правила выдачи сотрудникам должны были измениться: сейчас они используют подписи, «привязанные» к юрлицу, а с нового года должны были получать КЭП как физлица и заверять их машиночитаемой доверенностью. Но теперь условия изменили: до 2023 года использование машиночитаемых подписей будет добровольным.

Чтобы получить квалифицированную подпись, нужно заполнить заявление на сайте ФНС или удостоверяющего центра и приехать в офис с документами. Для квалифицированной подписи нужны паспорт, СНИЛС + по желанию ИНН и учредительные документы на компанию. И налоговая, и АУЦ выдают подписи на 15 месяцев. Потом ее нужно получать заново.

Квалифицированные подписи хранятся на электронном носителе (токене). Там же хранится программа для шифрования данных. Токен можно вставить в компьютер, установить на него программу и подписывать документы своей подписью. Чтобы подтвердить, что отчетность отправляете именно вы, сайт налоговой попросит вставить флешку в компьютер и ввести ваши логин и пароль к подписи.

Сотрудники могут использовать квалифицированные электронные подписи без флешки, через программу электронного документооборота.

Программы для подписи

Чтобы подпись заработала, на компьютер нужно установить дополнительные программы. До этого подпись для компьютера — неизвестный файл.

Для работы с подписью вам нужны:

• программа для шифрования. Чаще всего — Криптопро. Она понимает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе;
• драйвер для компьютера. Они нужны, чтобы настроить компьютер, и он смог работать с электронной подписью;
• дополнения для браузера. Чтобы сдать отчетность на сайте налоговой, нужны дополнения, чтобы попасть в личный кабинет налогоплательщика;
• программа для электронного документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.

Уточните, когда будете покупать подпись:

• Криптопро входит в комплект или надо покупать дополнительно?
• Нужны ли драйверы и где их взять?
• Что нужно, чтобы подписывать документы через сайт налоговой? А обычные в ворде, екселе и пдф?
• Что нужно, чтобы подпись заработала на моем компьютере?

Отправляем отчетность

Вы настроили компьютер. Теперь нужно зарегистрироваться на сайте налоговой. Зайдите в личный кабинет ИП или юридического лица. Сначала портал захочет убедиться, что ваша электронная подпись работает правильно. Вы увидите перечень требований к браузерам, программам и драйверам, про которые мы рассказали выше.

Если вы не установили программы и драйверы раньше, можно это сделать на сайте налоговой. Нажмите кнопку «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Если у вас Mac, с отправкой отчетности через сайт налоговой могут быть проблемы. Уточните об этом заранее в удостоверяющем центре.

Подписываем документы

Подписывать документы удобнее всего в специальных программах — операторах электронного документооборота. Они работают через браузер, поэтому неважно, Windows у вас или Mac.

В программе вы можете подписывать документы любого формата — ворд, эксель, презентации, картинки и пдф. Документы можно создавать в самой программе или выбирать из сохраненных на компьютере.

В специальных программах работать удобно, но ими пользоваться не обязательно. Подписывать документы можно даже в ворде или экселе, если у вас на компьютере установлен Криптопро. В ворде зайдите во вкладку «файл», выберете «сведения» и «защитить документ». Дальше следуйте указаниям системы и подпишите документ своей подписью.

Электронная подпись и мошенники

Ходят слухи, что мошенники могут завладеть электронной подписью, снять все деньги со счетов и продать компанию. Продать — вряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет должна незнакомым компаниям, могут. Это возможно в двух случаях.