Раздел I. Служебные командировки в пределах Украины

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы данного работника. Местами выполнения поручения могут быть как населенный пункт (пункты), так и отдельные объекты (заповедник, строительная площадка, географический объект, воинская часть и т. д.).

Срок командировки устанавливает руководитель. Этот срок не может превышать 30 календарных дней в пределах Украины. Срок командирования работников для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ не должен превышать срока строительства объектов.

В служебную командировку направляются работники предприятия, состоящие в трудовых отношениях с данным предприятием, а также физические лица, относящиеся к руководящему составу предприятия (председатель или члены правления, наблюдательного совета и т. д.). Далее под термином "работник" будут подразумеватся только данные категории сотрудников предприятия.

Направление работника в командировку сопровождается оформлением следующих первичных документов:

• задания на командировку;
• приказа (распоряжения) руководителя предприятия о направлении работника в командировку;
• предварительной сметы затрат на командировку;
• командировочного удостоверения и записи в Журнале регистрации удостоверений;
• документов о наличии связи командировки с деятельностью предприятия.

Частный предприниматель также обязан составлять приказ (и, при необходимости, - задание) на направление в служебную командировку наемных работников и себя. Требования к оформлению этих и других документов такие же, как и для предприятий и организаций. При соблюдении всех требований затраты на служебную командировку могут относиться на расходы предпринимателя.

Основанием для приказа о командировке является обоснование о направлении работника в служебную командировку. На крупных предприятиях с многозвенной структурой управления обоснование (ходатайство, задание) подписывает руководитель структурного подразделения (начальник цеха, службы, отдела и т.д.), от которого сотрудник направляется в командировку.

На средних и малых предприятиях обоснование оформляют по поручению руководителя его заместители или руководители служб (товаровед, технолог, финансист, бухгалтер и т. д.). Обоснование и приказ на командировку могут быть объединены в одном документе. Чаще всего обоснование имеет форму задания на служебную командировку (см. образец задания, бланк №1).

Наличие распоряжения (приказа) руководителя о направлении работника в командировку является обязательным условием. Приказ составляется в письменном виде. В приказе должны быть указаны:

- фамилия, имя и отчество командируемого работника, его должность и структурное подразделение;

- дата начала и окончания командировки;

- населенный пункт (или пункты) назначения;

- название предприятия или организации, куда направляется работник;

- маршрут движения и другие ключевые моменты ( см. образец приказа, бланк №2 ).

Руководитель предприятия имеет право устанавливать дополнительные ограничения относительно цели и денежных средств (разрешение пользоваться купе в мягком или спальном вагонах поезда, летать в салонах 1-го класса и бизнес-класса самолетов, совершать плавание на судах морского флота в каютах, оплачиваемых по 1 - 4 группам тарифных ставок, на судах речного флота в каютах 1 и 2 категорий, проживать в номерах люкс гостиниц, вести служебные междугородние телефонные переговоры, арендовать автотранспорт, размер расходов на питание в гостинице и т. д.), а также устанавливать возмещение затрат на командировку сверх установленных законодательством норм. Об указанных ограничениях командированное лицо при направлении в командировку должно быть поставлено в известность. В связи с этим в приказе на командировку указываются конкретные условия для данного работника.

На предприятии может быть разработан и использован собственный типовой приказ о служебной командировке работника.

В начале года, при определении учетной политики на предприятии, разрабатывается и утверждается руководителем предприятия список возможных авансодержателей (подотчетных лиц), в который, на основании приказа руководителя, в течение года можно вносить коррективы. Выдача денежных средств под отчет работникам, входящим в список авансодержателей, разрешается только после погашения задолженности по ранее полученным суммам.

Командировки входят в круг служебных обязанностей некоторых работников. Отказ от них без уважительных причин считается дисциплинарным проступком. Исключение составляют:

- женщины, имеющие детей до трех лет, либо беременные. Направление их в командировку запрещено ст. 176 КЗоТ;

- женщины, имеющие детей от 3 до 14 лет. Направление их в командировку возможно только при их согласии.

За время командировки за работником сохраняется место его работы (должность) и средняя зарплата, в т. ч. и за время пребывания в дороге.

Направление работника в служебную командировку связано для предприятия с затратами средств. Величина этих затрат рассчитывается исходя из стоимости проезда, найма жилья, действующих норм суточных и т.д. Определение предстоящих командировочных расходов, как правило, оформляется в виде специального расчета (сметы). Этот расчет осуществляет, чаще всего, работник бухгалтерии. Сведения для заполнения справки-расчета о тарифах, расценках и т.д. составляют "Банк данных для расходов на командировки" предприятия. Он пополняется за счет информации о действующих тарифах, расценках из расписаний движения транспорта, фактических тарифах и ценах из ранее принятых к учету авансовых отчетов других работников и т.д. Предварительная смета (расчет) может иметь следующую форму ( см. бланк №3 ).

При направлении в командировки, условиях которых практически не изменяются и величина командировочных расходов составляет стабильную величину, рассмотренная выше подробная смета может не составляться. На предприятии такие затраты ориентировочно могут определяться одной суммой, например, командировка на 5 дней в Херсон - 150 грн, командировка на 7 дней в Мукачево - 300 грн и т. д.

Приказ о направлении в служебную командировку служит основанием для выдачи работнику командировочного удостоверения.

Командировочное удостоверение - это основной документ, в соответствии с которым осуществляется командировка работника. Форма командировочного удостоверения утверждена приказом ГНАУ от 28.07.97 г. №260 (см. бланк №4 ).

Отметим, что утвержденная форма командировочного удостоверения не предусматривает ни номера, ни даты такого документа. Однако, поскольку Журнал регистрации командировочных удостоверений содержит такие реквизиты, их необходимо указывать на бланке самого удостоверения.

Как правило, выдача работнику удостоверения сопровождается записями ответственного лица и росписью командируемого в Журнале учета выдачи командировочных удостоверений предприятия ( форма журнала в уроке не приводится ).

Приведенное на бланке №4 командировочное удостоверение приобретает законченный вид после возвращения работника из служебной командировки.

Применение иных образцов удостоверения не разрешается.

Командировочное удостоверение оформляется надлежащим образом как с лицевой, так и обратной стороны.

Каждая служебная командировка на предприятии должна быть зарегистрирована в специальном Журнале регистрации командировочных удостоверений. На каждом удостоверении ставится порядковый номер и дата, которые записываются в журнал, а также указывается номер и дата приказа руководителя о направлении в командировку, дата отбытия работника в командировку и прибытия его из командировки. Форма данного Журнала утверждена Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу. Пример заполнения журнала приведен на бланке №5 .

На предприятии должно быть назначено приказом должностное лицо, на которое возлагается ведение документов по командировкам (подготовка приказов, удостоверений, журналов и т. д.).

Подпись на командировочном удостоверении лица, ответственного за регистрацию прибывших на предприятие и выбывших лиц, должна заверяться печатью предприятия.

Инструкцией о служебных командировках на должностное лицо предприятия возлагаются обязанности регистрировать лиц, отбывающих в командировку и прибывающих из нее. В Инструкции не уточняется, входят ли в состав таких лиц только работники данного предприятия или также прибывающие в командировку на данное предприятие. По распоряжению руководителя может быть организован учет работников, прибывающих на данное предприятие, в отдельном журнале; в качестве основы для такого журнала используется уже известный нам Журнал регистрации удостоверений (бланк №5 ).

Перед выездом в командировку работнику выдается денежный аванс, сумма которого определяется в соответствии с расчетом (см. бланк №3) .

При направлении работника в служебную командировку сроки выдачи денежного аванса до начала командировки нормативно-правовыми актами не регламентированы.

Владимир ПАНТЕЛЕЕВ, бухгалтер-аудитор "Дебета-Кредита"

Отчет работника о выполненном в служебной командировке задании Бухгалтерский учет Отметки в командировочном удостоверении и журнале регистрации Наличие документов, подтверждающих связь служебной командировки с деятельностью предприятия Отчет о выполненном задании Заполнение авансового отчета подотчетным лицом.

Отпускные в бухгалтерском учете № 24 (16.6.2008) :: Бухгалтерский учет Тема отражения в учете операций по предоставлению отпуска работникам получает особую актуальность в летний период. Тому, как правильно отправить работника в отпуск, посвящена данная статья. .

Уступка требования — цессия и факторинг № 22 (2.6.2008) :: Бухгалтерский учет В бухгалтерской практике все чаще встречаются договора перевода долга и относительно новые для отечественного законодательства термины «цессия» и «факторинг». О том, что это такое и как операции в рамках перевода обязательств на третье лицо отражаются в .