7 способов обеспечить внедрение решения PPM после реализации

Project и средства управления портфелями (система УПП) почти всегда вызывают резкий сдвиг в управлении проектами, отслеживании и сообщении по всей организации. Однако организации теряются в том, что необходимо уделять больше внимания продолжению внедрения, чем внедрению средств. В этом документе мы будем смотреть на некоторые из ключевых областей, на которых можно сосредоточиться для поддержания внедрения и реализации после публикации, пока использование новых средств система УПП не станет частью организационной культуры.

Чтобы скачать версию Word в этой статье, см. в статье 7 способов поддержки принятия система УПП, post-Implementation: white paper.

Дополнительные статьи см. в статье "Из окопов".

7 способов обеспечить внедрение решения PPM после реализации

Вы когда-нибудь участвовали в проекте, в котором новая идея или инновации казались следующей лучшей вещью, получает мощную поддержку по всему, выполняется, а затем в течение нескольких месяцев после реализации, никто не использует ее больше? Если вы ответили да, вы также согласитесь со мной, что в этих проектах не было необходимости в усилиях по управлению изменениями, подготовке кадров и так далее. Почему люди просто перестают использовать определенные средства, которые считались самыми лучшими идеями на момент реализации?

На вышеуказанный вопрос может быть много ответов. Не исключено, что этот инструмент устарел из-за рыночных условий или, возможно, изменилась стратегия организации. Однако если внимательно, чаще всего, внимательно смотреть, то реальная причина заключается в том, что не было сделано никаких усилий для поддержания принятия, достигнутого во время реализации проекта. Недостаточно просто управлять изменениями в течение жизненного цикла проекта; кроме закрытия проекта, необходимо также управлять изменениями. Это относится к любому проекту, но тем более в контексте реализации решения система УПП, так как система УПП средства почти всегда вызывают резкий сдвиг в том, как управлять проектами, отслеживать и отчитаться по всей организации.

В этом документе мы рассмотрим некоторые из ключевых областей, на которых можно сосредоточиться для поддержания после внедрения и не отпускать дроссель, пока использование нового средства система УПП не станет частью организационной культуры.

Предположим, что в ближайшее время организация собирается реализовать система УПП (или обновление до более новой версии). Давайте также предположим, что в течение жизненного цикла проекта имеется полная поддержка обучения и поддержка управления изменениями. В этом контексте ниже ключевых областей, которые требуют реального внимания после завершения реализации.

1) Создание целей на 30-60-90 дней

Прежде чем вы система УПП решение, первое, что нужно сделать, это определить цели 30-60-90 дней для реализации. Вы правильно это читаете. Это необходимо сделать перед выкатом, а не ПОСЛЕ. Начните с простых для измерения вещей, например% от количества отправленных вовремя или количества созданных проектов и т.д., а затем последовательно измеряйте их и сообщайте о них. Эти "цели" помогут вам следующим образом:

Во-первых, цели и показатели расскажут, насколько хорошо используется средство. Если показатели выглядят плохо, можно сразу перейти к действию и предоставить поддержку, необходимую для увеличения использования средства.

Эти цели дадут вам конкретные функции, а не общие для успешного или неудачного проекта. Они помогут вам показать значение система УПП решения для управления.

И, наконец, это поможет отпраздновать маленькие победы. Хотя система УПП можно было бы реализовать, чтобы добиться масштабных изменений в организации, важно быстро выиграть и отпраздновать их, чтобы сохранить интерес и позитив вокруг решения.

И, кстати, не останавливаются на голах 30-60-90 дней. Убедитесь, что вы также устанавливаете некоторые долгосрочные цели и отслеживайте их.

2) Покажите им значение!

Перед реализацией решения система УПП почти гарантирован анализ преимуществ, в котором перечислены более простые отслеживание и обслуживание проектов, улучшенная совместная работа, улучшенная видимость и управление и т. д. Однако большой слон в комнате, о котором никто не говорит, это возможно, только если все пользователи решения система УПП выполняют работу, необходимую для создания и поддержания данных. Следствием этого является то, что конечный пользователь не имеет представления о значении, которое он или она приносит организации, просто отдав вовремя свои таблицы, или как диспетчер ресурсов может помочь, отслеживая их распределение ресурсов.

Если вы хотите реального принятия пользователей в долгосрочной перспективе, в первую очередь следует показать каждому пользователю значение, которые они приносят инструменту и организации. Покажите им созданные отчеты и панель мониторинга. Использование данных, которые они представляют в средство. Привлечение старшего руководства к использованию этих отчетов и панелей мониторинга и к общению с их группами, а также к значению их использования. Так же, как растение только растет, когда солнце светит на него, конечные пользователи чувствуют важность этого средства, только когда они знают, что руководители организаций имеют свое внимание на нем.

3) Измените Обучение методологии

Подумайте об этом. Когда вы едете в машине, слушаете радио, вдруг появляется песня, которую вы действительно любили в детстве, но не слышали ее в течение длительного и длительного времени. Я могу поставить на это, хотя вы не можете вспомнить точные тексты песни, вы можете в значительной степени гул вдоль мелодии песни. Как вы думаете, почему это так? По двум причинам.:

Вы слышали эту песню много-много раз.

Несмотря на то, что тексты были "информацией", к мелодии было прикреплено "чувство". Как человеческие существа, мы обычно запоминаем чувства лучше, чем только сведения.

Итак, как это применимо к нашему обсуждению здесь?

Традиционное обучение система УПП решений, как правило, фокусируется на впихив много данных или информации в лекции, учебные занятия, руководства и так далее. Тем не менее, к этой информации нет никаких чувств и эмоций, поэтому люди не сохраняют ее после этих сеансов. В действительности, вы должны предположить, что пользователи не будут сохранять более 20% от того, что они узнают впервые. Итак, как решить эту проблему? Точно так же, как мы обрабатывали понравились песни.

Дополнительные возможности для получения подготовки. Все пользователи не понимают то же самое. Некоторые люди больше настроены на чтение материала, в то время как другие любят смотреть видео. Поэтому убедитесь, что у людей есть несколько способов получения информации и обучения.

Разрешить пользователям прикреплять чувство к информации. Это может включать такие вещи, как потянув пользователей в небольшие групповые сеансы обедов и занятий, позволяя пользователям задавать вопросы в групповой среде, открывать форумы для обсуждения и так далее. Я уверен, что вы все еще помните, что тот или иной оратор сказал в ответ на один из ваших вопросов. То же самое относится и ко всем пользователям.

Вознаграждение за хорошие идеи, вопросы и участие. В Project TechCenter и Forums это отличные примеры, где все правильные ответы вознаграждаются самим сообществом, тем самым активнее обмениваясь знаниями и опытом.

4) Переоценка и повторное подтверждение

В свое время, когда я работал с клиентом по система УПП реализации, мы решили, что все отчеты из система УПП решения будут делаться с помощью OLAP Cubes. Если вы не знакомы с функциональными возможностями кубов OLAP, для целей этой истории поймите, что данные обновляются только в заранее заранее заданной расписании. В нашем случае мы согласились, что это будет ежедневно. Однако, как только решение было запущено, мы начали получать жалобы на то, что отчеты некорректны, и не показывали данные, как пользователи вводили его, и так далее. По мере того как мы углублились в проблему, мы обнаружили, что руководители искали данные почти почасовой основе (ожидая данных в режиме реального времени), а пользователи обновляли данные по мере необходимости. И так как данные OLAP были ночным обновлением, отчеты, очевидно, не обновлялись. Поэтому, оценив параметры, мы вернулись и переписать эти отчеты, чтобы напрямую вытащить данные из базы данных, сделав их в режиме реального времени.

Мораль этой истории? То, что группа проекта считала, находили, предполагали и разрабатывали на этапе проектирования проекта, может не всегда работать в реальном мире. Поэтому будьте открыты для внесения изменений. Если вы находите, что первоначальная реализация решения не совпадает с тем, что пользователи на самом деле делают в своей повседневной работе, не будьте жесткими и не привнося проект на людей. Это верный способ потерять интерес пользователей.

5) Создание управления

Создание модели управления для поддержания система УПП, включая изменения и т.д., на мой взгляд, имеет решающее значение. Эта тема подробно освещается в белом документе Beat the Half-life (t 1/2): Governing Your система УПП Solution, Post-Implementation. Хотя стратегия управления помогает поддерживать система УПП самом решении, она также показывает пользователям, что не требуется, чтобы понравиться каждому аспекту реализации. Это показывает им, что запрос на изменение ОК. Это само по себе приведет к открытости к таблице, которая помогает пользователям стать драйверами. Активно говорить о том, что можно улучшить в решении, гораздо лучше для принятия, чем просто предполагать, что все согласуются с тем, что было реализовано.

6) Обеспечить фанатичную поддержку

В эти дни кажется, что вы можете получить бесплатный инструмент для любых работ, которые вы хотите сделать на компьютере. Не пойми меня неправильно, я абсолютно люблю бесплатные вещи. Однако единственное, что мне не нравится в бесплатных средствах, это отсутствие поддержки. Если у меня есть проблемы, я самостоятельно нахожусь в поиске и исследовании решения, попробуйте несколько решений и надеюсь, что одно работает. Не помещайте пользователей вашего система УПП в эту ситуацию.

На мой взгляд, мы все должны быть фанатично о поддержке наших пользователей, независимо от того, какое приложение или процесс мы поддерживаем. Всегда отвечайте так быстро, как вы можете, даже если это не всегда с решением. После того как пользователь узнает, что кто-то обращает внимание на свою проблему, в большинстве случаев этого достаточно, чтобы упростить их. И убедитесь, что вы последует за решением, или по крайней мере указать их в правильном направлении. Всегда помните, что средство система УПП, которое вы поддерживаете, является одним из многих средств, которые пользователь использует каждый день, чтобы сделать свою работу более простой, и чем быстрее вы можете облегчить их жизнь, решим их проблему, тем счастливее будут пользователи.

Доверяйте мне; без сильной поддержки после реализации, я могу гарантировать, что система УПП реализация будет проходить очень быстро. Кроме того, будьте умны в процессе поддержки и разрешения. По мере предоставления решений пользователям создайте базу знаний, чтобы в будущем можно было просто перенаправить пользователей для самостоятельного решения.

7) Поведение, которое будет вознаграждено, будет повторяться!

Если у вас есть дети, вы поймете это сразу: вы вознаграждаете ребенка счастливым лицом, когда они что-то делают, и они будут продолжать это делать, пока он не начнет получать на нервы. Любое поведение, которое вы вознаграждает, будет повторяться до тех пор, пока вы не сделаете что-то, чтобы изменить его. Для каждого неохотного усыновителей, которых вы пытаетесь соблазнить, существует по крайней мере 3 других ранних усыновителей, которые на самом деле пытаются узнать, понять и использовать этот инструмент.

Не забывайте об этих незасвеченных сторонников. Это те, кто на самом деле принимает изменения, использует средство и в конечном итоге ведет других, помогая им. Предоставить им как можно больше поддержки. Распознать и вознаградить то, что они делают, чтобы они продолжили их делать, а другие могли учиться у них. Сделайте их супер-пользователями и позвольте им разработать статьи справки. В итоге поощряйте желательное поведение таким образом, чтобы они в конечном итоге переопрещали нежелательные.

Методы, перечисленные выше, не являются единственными, которые могут помочь в принятии конечным пользователем, и список, безусловно, можно добавить. Ключевым моментом, который необходимо понять, является то, что недостаточно просто сосредоточиться на принятии пользователей и управлении изменениями во время реализации или через несколько месяцев после реализации. Это стандартный непрерывный процесс, который никогда не заканчивается, и он требует постоянного внимания и внимания.

Об авторе

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) — старший консультант по управлению Enterprise Project (EPM), специализирующийся на платформах Microsoft Project, Microsoft Project Server и Microsoft SharePoint. Основное внимание уделяется созданию и созданию бизнес-решений, которые помогут организациям достичь максимальной отдачи от своих инвестиций.

Он также обладает обширным опытом в реализации различных проектов в широком спектре доменов и вертикали, включая ИТ, ERP (SAP), manufacturing, Application Development, Automotive and Creative Services. Он регулярно представляет различные события Project Server, EPM и SharePoint по всей стране, а также регулярно вносит вклад в SharePoint и EPM Community.