Как правильно написать объяснительную записку начальнику

Опоздали на работу из-за поломки транспорта? Не выполнили задание начальника? Если работник по каким-либо причинам нарушил трудовую дисциплину, то придется в письменном виде дать разъяснения начальнику относительно своего поступка. В этом случае нужно знать, как написать объяснительную.

Как написать объяснительную на работе

Объяснительная записка — это особый документ, который относится к категории деловой переписки. Если сотрудник не вовремя пришел на работу, не выполнил обязанности или отказался выполнять какое-то задание начальника, пришел в состоянии алкогольного опьянения или каким-либо другим образом нарушил правила, установленные на предприятии или в учреждении, то ему придется в письменной форме разъяснить мотивы и причины такого поступка.

Объяснительная — важный документ, потому что, исходя из изложенного в нем, работодатель примет решение о наказании, а это может быть выговор, штраф или увольнение. Кроме того, этот документ обезопасит и сотрудника в том случае, когда он не выполнил задание или требование руководства по объективным причинам.

Примечание. Важно не путать объяснительную записку с докладной. Если возникли сложности в выполнении задания, есть очевидные нарушения и сотрудник хочет сообщить об этом руководству, то составляется докладная записка. Если работник проштрафился, то пишет объяснительную.

При этом важно знать, как правильно написать объяснительную, то есть соблюдать форму изложения и структуру такого документы.

Поэтому, если пришлось составлять такой документ и возник вопрос, как писать объяснительную, представленные рекомендации помогут быстро справиться с этим вопросом:

• В документе четко, логично и последовательно излагайте факты, из-за которых произошел дисциплинарный проступок. Составляйте этот документ в уравновешенном состоянии духа. Пишите аргументированно и правдиво. Если опоздали на работу по причине транспортного коллапса или поломки транспортного средства, то укажите именно эту причину, а не то, что шел дождь и вы решили в такую погоду не ходить на работу.
• Объяснительную пишите на листке формата А4. Излагать сведения можно как от руки, так и с помощью текстовых редакторов (набора текста на компьютере) с последующей распечаткой документа. В первом случает используйте ручку с темно-синей или черной пастой.
• Не допускайте помарок и исправлений.

• Несмотря на то что форма изложения свободная, соблюдайте общие требования к структуре объяснительной: в правом верхнем углу укажите адресата обращения (должность и ФИО руководителя) и автора записки (должность и ФИО); по центру с прописной напишите: «Объяснительная записка», точку в конце не ставьте; в свободной форме расскажите, почему случилось нарушение (точно указывайте даты и время событий); под текстом слева поставьте дату, а справа — собственную подпись.

Примечание. Подавайте объяснительную на протяжении 2-х дней с момента порицания. Позднее это не имеет смысла, потому что именно это время отводится работнику для объяснения поведения. По прошествии этого времени работодатель принимает решение о наказании сотрудника. Объяснительная в данном случае может послужить смягчающим фактором.

• Рекомендуем писать объяснительную записку в двух экземплярах. Один отдайте секретарю руководителя, а на втором проставляют входной номер документа. Это регистрационный номер, который показывает, что записка официально принята.

Иногда такая мера помогает работнику отстоять свои права и защититься от своеволия начальства. Этот документ станет свидетельством в судебном разбирательстве или послужит доказательством для обращения в прокуратуру или инспекцию по трудовым отношениям.

Объяснительная: образец

Чтобы иметь общее представление, как пишется объяснительная, просмотрите образцы. В них представлена структура и стиль изложения:

Образец 1.

Начальнику отдела комплектации

ТОО «Инженерная буровая компания “СИ БУ”»

инженера Темирбулатова Айдара Талгатовича

об опоздании на работу 18.01.2018

Я, Темирбулатов Айдар Талгатович, опоздал на работу 18.01.2018 на 1 час из-за ДТП, участником которой стал по дороге на работу. Автобус, в котором я ехал, столкнулся с легковым автомобилем. Поскольку движение транспорта после аварии было невозможным, мне пришлось пешком дойти до остановки и ждать следующего автобуса, который прибыл через 20 минут.

18.01.2018 (подпись) инженер Темирбулатов Айдар Талгатович

Образец 2.

Коммерческому директору ТОО «Юлмар-Сервис»

менеджера по привлечению клиентов

Сатаева Нурсултана Айдаровича

по поводу невыполненного задания 11.01.2018

Я, Сатаров Нурсултан Айдарович, не предоставил 11.01.2018 года требуемую сведенную таблицу привлеченных клиентов из-за отсутствия на рабочем месте. Это случилось, потому что по поручению начальника маркетингового отдела Юмасова Илияса Абаевича я был отправлен в командировку в г. Атырау и отсутствовал на рабочем месте с 11.01.2018 до 12.01.2018 года.

Командировочный лист с отметками предоставляю.

15.01.2018 (подпись) менеджер по привлечению клиентов

Сатаев Нурсултан Айдарович

Необходимость составить объяснительную записку может возникнуть в любой момент. Поэтому знание основных правил составления такого документа и особенности его оформления пригодятся.

Узнавайте обо всем первыми

Подпишитесь и узнавайте о свежих новостях Казахстана, фото, видео и других эксклюзивах.