Совместимость форматов Word и Writer

В связи с переходом на ОС Линукс Минт и, соответственно, на свободное ПО, многие столкнулись с трудностями совместимости форматов — документы, набранные в Word, некорректно отображаются в LibreOffice Writer. Кто виноват и что делать? Почему «в Windows все было нормально, а принесли сюда — и все плывет и не печатается?»

Не хотим обижать пользователей, но в первую очередь виноваты вы сами, когда создавали и редактировали документ. Не всегда, но в большинстве случаев. Кстати, сама операционная система Linux уж точно не при чем — она не редактирует и не правит никаких документов. Работа с документами ведется в прикладном программном обеспечении, в частности — в LibreOffice Writer. Причем неправильно отформатированный документ может «поплыть» не только во Writer, но и в программах Microsoft Word разных версий. Данная статья — не учебник по редактированию текста — это тема целых серий уроков. Кстати, должны отметить, что многое из того, что будет описано ниже, преподается на уроках информатики в нашем техникуме и является общепринятыми правилами для форматирования документов, независимо от операционной системы и прикладного ПО. А вот почему это не применяется на практике — вопрос к самим пользователям.

Какие основные ошибки.

1. Выравнивание текста. Зачастую выравнивание текста, например, «По центру» некоторыми пользователями до сих пор выполняется так, как делали наши бабушки на печатных машинках — кучей «пробелов». Так делать НЕ нужно! Для выравнивания текста «по центру», «слева-справа», «по ширине» есть соответствующие кнопки в любом текстовом редакторе.
2. Разрыв страницы. Тоже больной вопрос. Набрав реферат на одном компьютере и разбив текст на главы, открыли его на другом компьютере — и видим, что текст «поплыл» — главы начинаются то с середины листа, то переползают на предыдущую страницу. Чтобы этого избежать, необходимо использовать функцию, которая, опять же, есть в каждом редакторе — «Разрыв страницы». Закончилась глава или раздел — и вам нужно начать новую главу на другой странице. НЕ НУЖНО бить по клавише «Enter» до тех пор, пока курсор опустится до новой строки следующей странице. Нужно просто выбрать «Вставить» — «Разрыв страницы» (эти команды примерно в таком виде нужно искать и в Word и во Writer — в разных версиях команды могут отличаться в падежах и размещению кнопок) — и начать печатать с нового листа. Теперь при любых настройках любого компьютера текст никуда не «уплывет».
3. Формулы. Больной вопрос. К сожалению, политика Microsoft такова, что они делают всё, чтобы документы корректно отображались только в тех версиях, в которых они созданы — иначе нет смысла в новых разработках, их никто не будет покупать, пользуясь старыми проверенными методами. Единственный вариант, который отображается на всех компьютерах и в любом редакторе — сохранять формулы как картинку. Однако потом ее будет невозможно исправить, да и перевести в самом редакторе формат формулы в формат картинки порой затруднительно. Выход — если вам нужно показать кому то документ или распечатать его в другом месте — сохраните его в PDF. Как это сделать — об этом ниже.
4. Схемы и графики. Очень часто в текстах в режиме рисования графическими примитивами (линиями, овалами, прямоугольниками) рисуются разного рода блок-схемы. И когда мы открываем документ на каком-нибудь другом компьютере — вся схема «рассыпается» . Выход — после того, как нарисовали схему, нужно выделить объекты на ней и сгруппировать. Но если есть возможность — используйте картинку «со стороны» — встроенные графические редакторы в текстовом редакторе все-таки далеки от совершенства. Ну и привязку желательно использовать «Как символ» — куча других настроек для меня в принципе непонятна.
5. Шрифты. Очень часто бывает — набрали красивый текст у себя дома, принесли — а в техникуме отображается «некрасиво». Тут дело в том, что на разных компьютерах, не зависимо опять же, от операционной системы, могут стоять разные шрифты. И если у вас когда-то был установлен красивый рукописный — то в техникуме он может быть просто не установлен. Соответственно, система подменяет его на близкий по названию. Поэтому лучше пользоваться стандартными общепринятыми шрифтами, которые есть и на вашем домашнем ПК, и на компьютерах техникума — это Arial, Times New Roman, Verdana.
6. Таблицы. При всем при том, что таблицы прекрасно уживаются в обоих форматах, почему то очень часто бывают проблемы с отображением на разных компьютерах. Однако практически все проблемы решаются простым способом — установить ширину таблицы в 100% — тогда она в любом случае будет размещена строго по ширине страницы между полей. Если же размер таблицы указан строго, например, в 30 сантиметров — так а что вы хотели, при книжной ориентации страницы формата А4 таблица в любом случае вылезет за пределы страницы.
7. Используйте стили. Незаслуженно забытый многими пользователями мощный инструмент форматирования. А между тем, например, оформив стилем все заголовки, потом не составляет труда изменить, например, размер сразу всех заголовков, всего лишь изменив и применив стиль. Мы уже не говорим о автоматическом составлении оглавления.
8. Включайте невидимые символы! Они помогут вам увидеть, где вы налепили ненужные пробелы, а где перестарались со строками, замучив клавишу «Enter».

Ну и нужно сказать, что если вы хотите нарисовать красивую открытку или оформить газету — ни о какой взимозаменяемости редакторов речи быть не может в принципе. Никаких. Это делается на конкретном компьютере и печатается в конкретном формате, причем иногда важна и версия редактора.

А вот теперь — САМЫЙ больной вопрос — Печать документов. Общепринятый мировой формат так называемой «Электронной бумаги» — PDF. Сохраненные в этом формате документы открываются и, соответственно, корректно распечатываются, на любых устройствах с любой операционной системой. Простейшие программы для просмотра и распечатки PDF есть на любом компьютере, а даже если их нет — их легко найти. Все диски, которые обычно идут с принтерами, сканерами и прочей оргтехникой, имеют документацию именно в этом формате и, соответственно, практически на каждом найдется и программа для чтения PDF.

Для того чтобы ваш текстовый документ с любого компьютера был распечатан в нужном вам виде, сохраните его в формате PDF. Для этого необходимо: В LibreOffice Writer в левом верхнем углу нажать «Файл» => «Экспорт в PDF» => Экспорт => Сохранить. В Microsoft Word 2007 (2010) в левом верхнем углу нажать значок «Microsoft» «Сохранить как…» => PDF или XPS => «Опубликовать» Документ будет сохранен в формате PDF в той папке, которая была указана при сохранении. Но имейте ввиду — документы сохраненные в данном формате редактированию не подлежат. Поэтому рекомендуется сохранять дубликаты файлов в редактируемом формате doc или odt (или иных, в зависимости от редактора). Чтобы возникало меньше конфликтных ситуаций с форматами — установите у себя дома LibreOffice — есть версии и под систему Windows. Ссылки для скачивания есть на нашем сайте в разделе «Отдел информации».

Кстати, сохранять в формат PDF умеет даже редактор чертежей Adobe AutoCad. В нем самое главное — не переусердствовать с настройками, иначе размер файла может оказаться просто огромным.

Надеемся, данная статья, которая является первой в этом разделе, поможет избежать в будущем многих «неприятных» сюрпризов, связанных с распечаткой рефератов или форматированием текстов. Нужно иметь ввиду, что научиться жать пять кнопок — не значит научиться пользоваться компьютером. Важно знать, что можно и как нужно сделать с документом — а уж где расположены кнопки — найти не так трудно.