Тема 6. Сегментарная отчетность
Сегмент (от лат, segmentum) означает отрезок, часть чего-либо. Сегментарную отчетность можно определить как отчетность, сформированную по отдельным сегментам бизнеса (центрам ответственности) организации. Порядок ее составлений для внешних пользователей установлен ПБУ 12/2000, для внутренних пользователей он практически не разработан. Не находит отражения данный вопрос и в существующих нормативных документах. Решение проблем составления внутренней сегментарной отчетности отдано на откуп предприятиям. В старом Законе РФ «О бухгалтерском учете» была отмечена конфиденциальность содержащейся в ней информации: «содержание . внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной».
На тот момент Тезис о конфиденциальности информации сегментарной отчетности в нормативных документах появился впервые. Это связано с тем, что в отличие от финансовой отчетности, разрабатываемой на базе данных финансового учета и предназначенной для внешних пользователей (а поэтому являющейся открытой), сегментарная отчетность формируется для внутренних пользователей (управляющих всех уровней) и должна быть закрытой. Надо отметить, что этот законодательно закрепленный тезис на практике не соблюдался. Налоговые органы, являющиеся по своей сути внешними пользователями бухгалтерской информации, имеют прямой доступ к данным управленческого учета и отчетности. В новом законе «О бухучете» этот тезис отсутствует.
Подобно тому, как информация внешней финансовой отчетности используется для анализа финансового состояния предприятия, результатов его деятельности данные сегментарной отчетности позволяют оценить качество работы каждого сегмента бизнеса. Ведь центр ответственности представляет собой часть системы управления предприятием и, как любая система, имеет вход и выход. На входе в центр ответственности - сырье, материалы, полуфабрикаты. Центр ответственности располагает необходимым для производственной деятельности имуществом - основными средствами. В процессе функционирования подразделение потребляет трудовые ресурсы;
выполняя заданную ему работу, пользуется услугами сторонних организаций. На выходе центра ответственности - полуфабрикат, услуга, которые либо поступают в следующий центр ответственности, либо реализуются на сторону.
Информация сегментарной отчетности позволяет администрации организации контролировать деятельность центров ответственности и объективно оценивать качество работы возглавляющих их менеджеров. На ее основе делаются выводы о профессиональной пригодности того или иного менеджера, разрабатываются финансовые и нефинансовые критерии оценки деятельности, формируется система материального и морального поощрения персонала предприятия. Решение этих задач осложняется тем, что деятельность одного менеджера может оказывать влияние на деятельность других управляющих. Например, лучшие дилеры по продажам столкнуться с трудностями при сбыте некачественных товаров. Полностью исключить такую взаимозависимость невозможно, однако ее возможно минимизировать при тщательном выборе центров ответственности, надлежащем информационном обеспечении, установлении объективных критериев оценки деятельности структурных подразделений (к возложив на начальников цехов ответственность не только за затраты, за качество произведенной продукции, можно избежать конфликтов между сбытом и производством).
Вопросы составления сегментарных отчетов напрямую связаны с трансфертным ценообразованием. На базе этих цен формируется отчетность сегмента. От степени обоснованности разработанных предприятием трансфертных цен зависит объективность оценки качества работы структурного подразделения предприятия.
С точки зрения задач формирования и представления бухгалтерской отчетности можно говорить о сегментах организации, по которым
1) в соответствие с правилами бухгалтерского учета необходимо составление внешней отчетности;
2) в системе бухгалтерского управленческого учета составляется внутренняя (сегментарная) отчетность.
Вы уже должны быть в курсе, что с 2018 года начинается процесс внедрения новых стандартов бу –федеральных стандартов. Они ориентированы на МСФО. По нашей теме- это МСФО №14 «Сегментарная отчетность». Здесь главный акцент в управлении организацией делается на людей. Как стиль управления отражается на функционировании учета по сегментам?
Уходит в прошлое корпоративная политика кнута и на его смену приходит заботливый бизнес. Такая политика «пряника» делает для компании и его собственников гораздо больше, чем авторитарная политика, сфокусированная на финансовых показателях и на сиюминутных прибылях. Например, всемирно известная компания МаркСпенсер- бесплатные завтраки, собственные пенсионные фонды, парикмахерские и косметические услуги со скидкой и т д.
Поэтому на первый план в вопросах сегментарного учета выходит изучение поведенческих аспектов управленческого персонала. Степень сегментирования влияет на культуру управления. Высокая степень сегментации предполагает делегирование полномочий и ответственности за результат.
В российской практике этот процесс сопровождается бюрократизацией аппарата управления. Менеджеры всех уровней, за исключением самого высокого, ощущают, что они несут ответственность, но не имеют нужных полномочий. Т Е…..
В каждой организации существует определенная доминантная группа, чьи убеждения и позиция преобладают и формируют культуру управления. Ведь сама организация не ставит перед собой никакие цели. Цели свойственны людям. И, поскольку, состав группы не является постоянным, то и позиция и культура управления будет меняться в зависимости от того, как будет меняться состав доминантной группы, убеждения ее членов и их воззрения на формирование организации. Например, одна доминантная группа может выбрать систему стимулирования, другая систему контроля. Главной задачей при этом будет добиться совпадения целей всех членов организации. Даже в ситуациях, когда цели хорошо определены и доведены до всех участников организации, остаются 3 важных вопроса:
- Как и кем устанавливаются цели?
- Как интерпретируются цели теми, кто их устанавливал и теми, перед кем ставятся задачи по их достижению?
- Как проверить, что цели установлены правильно?
Вопрос 2. Требования к управленческой отчетности
Отчетность является заключительным этапом любой системы учета, завершающей стадией учетного процесса. Управленческая отчетность - это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчетных показателей о функционировании хозяйственной организации как экономической и производственной единицы. Он включает совокупность данных и показателей как по предприятию в целом, так и в разрезе структурных и производственных подразделений, центров затрат и прибылей.
В отличие от бухгалтерской отчетности, ориентированной на внешних пользователей; управленческая отчетность предназначена для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и руководителей подразделений. В соответствии с этим формирование отчетности для менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны, специфичны и во многом зависят от особенностей организации производства на данном предприятии. Целью составления управленческих отчетов является удовлетворение потребностей пользователей информации. В связи с этим требования к содержанию, периодичности и порядку представления отчетности для управления должны определять сами менеджеры.
Одним из способов определения состава и сроков представления данных управленческий отчетности является упоминаемый в первой главе учебника Метод интервью, при котором вначале следует опросить каждого менеджера, какая информация ему необходима для работа и к какому сроку ее желательно получить. Далеко не все управляющие способны ответить на эти вопросы с позиций современного менеджмента. Поэтому более рационально разработчикам Системы управленческого учёта и отчетности на стадии ее создания самим определить основной перечень таких показателей исходя из целей и задач современного менеджмента на каждом уровне управления,
Поскольку высшее руководство формирует стратегические цели управления предприятием, оно должно получать интегрированную управленческую отчетность, позволяющую судить о выполнении поставленных задач. Она может содержать данные, характеризующие фактические результаты производственной, инвестиционной и финансовой деятельности организации в целом и в разрезе основных структурных подразделений за прошедший период либо на любой момент времени и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности предприятия на предстоящий период.
Руководителям среднего звена, представляющим собой руководство структурных подразделений всех уровней, необходима информация, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятельности этих подразделений на любой момент времени, а также информация о смежных подразделениях и контрагентах.
Руководству и специалистам структурных подразделений, отвечающим за реализацию текущих и долгосрочных целей деятельности участка, который они возглавляют (мастерам, начальникам отделов, секторов и т.п.), необходимы отчетные данные о результатах этой деятельности и планах ее осуществления на ближайшую перспективу анализом влияния основных внутрипроизводственных факторов.
Основными требованиями к составлению управленческой отчетности являются:
• своевременность - информация должна быть представлена к тому времени, когда в ней возникает необходимость;
• достаточность - отчетные данные не должны содержать излишней информации, но быть достаточно полными;
• целесообразность - информация должна учитывать особенности цели управления, для которой она предназначена;
• адресность - отчетные показатели необходимо довести до ответственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциальности;
• объективность - следует исключить возможность предвзятости, субъективности информации для управления, ошибок в ее формировании;
• сопоставимость - отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия;
• экономичность - затраты на получение управленческой отчетности не должны быть больше эффекта от ее использования.
Соблюдение этих требований обеспечивает достаточно оперативный обзор деятельности, за которую несет ответственность руководитель соответствующего уровня, представление ему информации о фактической эффективности ранее принятых решений, возможность определения возникающих проблем и просчетов в руководстве, выбор оптимальных вариантов их решения или предотвращения. Для высшего управленческого персонала отчетность служит основанием для принятия стратегических решений по развитию организации и повышению эффективности ее деятельности.
Вопреки расхожему мнению, информация для управления предприятием далеко не во всех случаях должна быть максимально оперативной. Важнее своевременность подготовки и представления управленческой отчетности, которая характеризуется частотой представления периодических отчетов для управляющих и интервалом между окончанием периода и временем, когда отчетность попадает к ответственному руководителю или исполнителю.
Частота представления периодических отчетов зависит от времени, за которое содержащаяся в них информация устаревает, т.е. перестает быть актуальной и полезной для оперативных управленческих решений. Какая-то информация должна сообщаться в момент возникновения - немедленно, ежечасно, ежесменно или ежесуточно. Другие данные управленческого учета и показатели отчетности достаточно представлять пользователю раз в неделю, месяц и даже реже. Одни и те же сведения для менеджеров низшего и среднего звена могут предоставляться детально и ежедневно, а для дирекции предприятия в обобщенном виде и еженедельно или раз в месяц.
Часть учетной информации для управления может и должна поступать пользователям в режиме реального времени при каждом ее изменении. Например, для высшего управленческого персонала, ответственного за финансовое состояние организации, нужна оперативная информация о резком изменении курса валют и тарифов на энергоносители, индексов фондового рынка и котировки ценных бумаг. Немедленной должна быть информация о неожиданных простоях, непроизводительных расходах и потерях, существенно влияющих на экономику предприятия, требующая незамедлительной реакции руководителей среднего и низшего звена управления.
Большинство показателей управленческого учета и отчетности не требуют такой степени оперативности. Данные о выпуске продукции и полуфабрикатов, браке и других отклонениях от норм, о количестве и стоимости продаж обычно представляют ежедневно или еженедельно. Судить о прибыльности и рентабельности отдельных товаров, работ и услуг или секторов рынка, где они реализуются, позволяют данные ежемесячных управленческих отчетов. При осуществлении долгосрочных проектов инвестиций их целесообразно разбить на отдельные этапы или виды работ, чтобы еженедельно или ежемесячно выявлять отклонения от запланированного выполнения по объемам и затратам на осуществление проекта.
Системы формирования управленческой отчетности о фактических затратах и результатах деятельности следует разрабатывать таким образом, чтобы обеспечить представление менеджерам соответствующего уровня необходимой им отчетности в кратчайший срок после окончания отчетного периода.
Важное значение имеет способ представления учетной управленческой информации, включая средства вывода и формат данных, методы их доставки, сопровождающие сведения пояснения. Традиционный метод представления информации в виде таблиц с набором цифр размещенных на бумажном носителе, дополняется их демонстрацией на дисплее построением графиков и диаграмм, использованием цветовых решений.
Основными факторами, влияющими на выбор способа определения, формата и структуры того или иного управленческого отче следует считать содержание предоставляемой информации, потребности и пожелания пользователей отчетов, соображения экономичности их получения и передачи. Нет и не может быть стандартного набора бланков управленческой отчетности с единым форматом и общей структурой. Они индивидуальны и разнообразны по существу форме и срокам представления.
Главными требованиями к формату и содержанию управленческой отчетности являются доступность для восприятия, степень детализации информации, порядок оформления отчетов, необходимость стандартизации. Отчет должен быть достаточно простым, понятным, лаконичным, не допускающим неоднозначного толкования. Названия форм отчетности и ее разделов необходимо сформулировать так, чтобы исполнителю и пользователю было ясно их назначение и особенности. Содержание каждого раздела должно отвечать информационным потребностям предполагаемого потребителя отчетности.
Степень частоты и детальности отчетов во многом зависит от yровня менеджмента. Мастерам, прорабам, начальникам производств, руководителям отделов и служб заводоуправления необходимы боле частые и подробные отчеты, чем для высшего руководства организации. Чем выше уровень менеджмента, тем реже представление отчетности и меньше в ней подробностей. Слишком детальная и часто представляемая информация делает ее избыточной, не позволяет сосредоточить внимание на главном, а в ряде случаев затрудняет понимание и восприятие отчетных данных и показателей.
Обычно управленческие отчеты разрабатывают и составляют в соответствии со стандартным для данного предприятия форматом, проще распечатывать, подшивать в папки, доставлять пользователям, читать и хранить. Из таких отчетов легче сделать слайды для группового просмотра с помощью компьютера и демонстрировать их на экране. Групповой просмотр и обсуждение данных управленческой отчетности весьма распространены среди высшего управленческого персонала компании, для рассмотрения на совете директоров и при других формах корпоративного управления.
Компьютерные распечатки используют в качестве рабочих документов, расчетных оснований и обоснований принимаемых управленческих решений. В современных условиях компьютерное представление учетной информации на экране дисплея или в виде распечатки на бумажном носителе являются основными способами доведения ее до потребителей. Это обеспечивает достаточно быстрое системное и, взаимосвязанное формирование отчетных данных и показателей в любом необходимом для управления разрезе. Вести управленческий учет и составлять отчетность с применением .простейших вычислительных средств или тем более вручную не, имеет смысла не только ; потому, что это трудоемко а в первую очередь потому, что это невозможно, Большинство задач управленческого учета требует методологических, решений; доступных только ЭВМ.
Многое значит, для управления и принятия управленческих решений возможность сравнения полученных показателей факта, с заданной величиной или аналогичными данными прошлых периодов, В качестве заданных величин чаще всего используют плановые показатели. Сопоставление с планом позволяет оценить успешность его выполнения или при наличии объективных причин значительных расхождений, убедиться в несовершенстве планирования, ошибочности прогнозирования. Большую познавательную и аналитическую ценность имеет сравнение данных управленческого учета, полученных за ряд отчетных периодов, а также сопоставление с рыночными, отраслевыми значениями, показателями отечественных и зарубежных конкурентов. Это существенно обогащает управленческую отчетность Лишенные возможности сравнения даже достаточно точные показатели отчетовмалоинформативны, недостаточны для управления.
В разумных пределах отчетные таблицы должны; сопровождаться пояснительным текстом с аналитическими выводами и рекомендациями. Многие менеджеры являются хорошими инженерами-организаторами производства но слабо владеют методикой анализа хозяйственной деятельности, испытывают затруднения при использовании специальной учетной и финансовой терминологии, не умеют видеть за обилием цифр и фактов сути происходящих экономических явлений и процессов. Пояснения к отчетным таблицам помогают им в этом и существенно повышают ценность предоставленных данных для управления.
Все большее распространение в современных информационных технологиях получает графический и диаграммный способы представления данных управленческого учета и отчетности. Это достигается с помощью современных персональных компьютеров, использующих соответствующее программное обеспечение и лазерный принтер. Для улучшения восприятия учетной и отчетной информации, представленной в цифровом или графическом формате, используют изображение в цвете. Для этого в цифровых отчетах контрастным цветом выделяют графы, строки или конкретные цифры, на которые рекомендуется обратить внимание в первую очередь.
Основными регистрами для формирования отчетных показателей, а иногда и непосредственно формами отчетности для управления служат производственные журналы, книги записей покупок, продаж и других хозяйственных операций, отчеты о произведенной и отпущенной продукции, товарах и услугах, производственных запасах, специализированные формы отчетности о деятельности отдельных структурных подразделений.
Вопрос 3. Виды управленческой отчетности
В теории и в практике управленческого учета различают комплексные отчеты, отчетность по итоговым показателям (ключевым позициям) и аналитические отчеты.
Комплексные отчеты для управления характеризуют деятельность всего предприятия, его дочерних подразделений и филиалов. Они представляются с установленной заранее периодичностью (по итогам работы за неделю, за две недели или месяц). В комплексных отчетах отражаются затраты и результаты деятельности предприятия в целом и ее отдельных сегментов, структура доходов и расходов, величина дебиторской и кредиторской задолженности, сумма резервов на покрытие долгов дебиторов безнадежных к взысканию, запасы и оценка резервов под их обесценение, движение денежных средств и прогноз предстоящих расходов и денежных поступлений.
Отчеты по ключевым позициям могут представляться в любой момент времени. В них отражаются наиболее существенная для текущего функционирования хозяйственной организации информация о количестве полученных заказов, степени их выполнения, величине рекламаций и брака, объемах производства и продаж, об использованииматериальных и трудовых ресурсов, величине долговых требований обязательств, депозитов и т.п.
Аналитические отчеты составляют по запросу руководителей соответствующего уровня. В них, например, могут быть приведены данные и указаны причины существенного роста производственных запасов, увеличения количества сверхурочных часов работы, падения или увеличения объемов продаж, выбытия или пополнения производственного оборудования и других основных средств, замораживания оборотных средств, снижения рентабельности, изменения удельного веса организации на соответствующем рынке и т.п.
Аналитические отчеты в большинстве случаев составляются с учетом рыночной ситуации и отражают взаимосвязь внешних и внутренних факторов развития организации. Они призваны раскрыть благоприятные возможности и резервы улучшения деятельности предприятия, указать на существующие риски и опасности снижения эффективности хозяйствования.
Темы, формат, содержание и сроки представления отчетов произвольны и ограничений не имеют.
В качестве примеров отчетов, формируемых в системе управленческого учета, Министерство экономического развития России рекомендует следующие.
Отчеты об операционной деятельности:
• о производстве продукции (работ, услуг);
• о продаже продукции (работ, услуг);
• о дебиторской/кредиторской задолженности;
• о запасах готовой продукции;
• о незавершенном производстве;
• о запасах сырья и комплектующих;
• о бартерных сделках;
• о движении денежных средств.
• Отчеты об инвестиционной деятельности:
• о движении (приобретении и выбытии) основных средств;
• о движении (приобретении и выбытии) нематериальных активов;
• о долгосрочных финансовых вложениях;
• о планируемых капитальных вложениях;
• в разрезе инвестиционных проектов.
Отчеты о финансовой деятельности:
• о краткосрочных финансовых вложениях;
• о привлечении и обслуживании заемного капитала;
• о привлечении и обслуживании акционерного капитала;
• об управлении денежной наличностью.
Отчетность о производстве продукции, работ, услуг составляется в разрезе производственных подразделений. В ней приводятся данные о количестве полуфабрикатов, готовых изделий, выполненных работ и оказанных услуг за каждую смену, рабочий день и накопительными итогами с начала месяца. Примерная форма такого отчета в таблице 1.